W jaki sposób sprawnie zorganizować czas pracy?

Co najczęściej odpowiadasz, kiedy nie udało Ci się zrealizować zaplanowanych zadań? Brak czasu? Czy faktycznie nie masz czasu, czy po prostu źle nim zarządzasz? Istnieje wiele technik zarządzania czasem, które ułatwią Ci wykonanie nie tylko zawodowych obowiązków. 

Techniki zarządzania czasem

Najważniejsza jest umiejętność definiowania celów. Dotyczy to zarówno życia zawodowego, jak i prywatnego. Każdy z nas ma taką samą ilość czasu do wykorzystania, co oznacza, że musimy wyznaczać cele krótko, średnio i długoterminowe. 

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Polecamy: Program do zarządzania projektami - Softhis Orbizer >>

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Czasami cel sformułowany zbyt ogólnie sprawia, że nie czujemy się w obowiązku, aby go realizować. To samo dotyczy zadań w pracy. Zamiast formułować jeden cel należy podzielić go na kilka mniejszych, a te mniejsze na kolejne. W ten sposób wykonując mniejsze działania, przybliżamy się do wykonania tego największego.
W tym może pomóc Ci technika S.M.A.R.T., która pozwoli Ci tworzyć szczegółowe, mierzalne i realistyczne cele. 

Zacznijmy od tego, że zbyt długie listy zadań oraz nierealny plan działania przyczynią się jedynie do uczucia frustracji oraz niezadowolenia. Niezależenie od tego, jak dokładny plan stworzysz istnieje szansa na pojawienie się rzeczy nieprzewidzianych w twoim terminarzu – pilne spotkanie, nieobecność współpracownika albo zmianę strategii działania przez klienta.
Dlatego, gdy planujesz swój dzień posługuj się zasadą 60/20/20 – planuj 60% swojego dnia, 20% przeznacz na zdarzenia losowe, a pozostałe 20% niech będą buforem bezpieczeństwa dla zadań z największego przedziału. 

aplikacje do zarządzania czasem

A może by tak…. Odpowiednia aplikacja do zarządzania?

W zarządzaniu czasem mogą pomóc aplikacje mobilne, takie jak: Evernote, Wunderlist czy popularny kalendarz Google. Jeśli masz problem z koncentracją pomoże Ci Pomodoro – cel dzielisz na mniejsze zadania. Jedno Pomodoro trwa 25 minut w ciągu których masz skupić się tylko i wyłącznie na pracy. Technika Pomodoro jest skuteczna i warto ją wykorzystać. 
A jeśli Twoją uwagę odciągają Social Media zainstaluj Cold Turkey – aplikacja blokuje dostęp do wybranych stron internetowych w określonym przez Ciebie czasie. 

Usprawnienie pracy dzięki aplikacji do zarządzania projektami

Łatwiej zarządzać projektem, kiedy wszystkie zadania oraz osoby go realizujące mogą swobodnie się komunikować, informować o trudnościach lub zamknięciu danego zadania. Istnieje wiele aplikacji do zarządzania projektami. 

Na rynku dostępne są oprogramowania darmowe, np. Open Project czy Collabtive lub płatne, jak: Asana, Trello, Assembla, BaseCamp lub TeamWork. W zależności od wielkości firmy, liczby pracowników oraz ilości projektów powinno dobrać się odpowiednią aplikację lub stworzyć indywidualny system do zarządzania projektami.

 

Autor

Redakcja naomisoft