Automatyzacja procesów biznesowych – jak rozwija się technologia w firmach? Cz. I

Gwałtowny rozwój technologii jaki miał miejsce w ostatnich dekadach całkowicie zrewolucjonizował świat. Dziś jest ona niezbędna przy wykonywaniu wielu różnych czynności, które bez niej byłyby o wiele trudniejsze i bardziej czasochłonne. Odgrywa ona bardzo ważną rolę w funkcjonowaniu wielu przedsiębiorstw.

Niektóre procesy zachodzące w firmach odbywają się dziś całkowicie bez udziału człowieka lub przy jego minimalnym wkładzie. Jest to oczywiście bardzo korzystne, bowiem pracownicy są dzięki temu zwolnieni z licznych obowiązków i mogą skupić się na innej pracy, usprawniając w ten sposób działanie firmy. Każdy, kto prowadzi własną działalność gospodarczą powinien zatem zapoznać się z tymi tematami i dowiedzieć się, czym jest system workflow. Korzyści z wdrożenia w swojej firmie takich rozwiązań są naprawdę ogromne. Można dzięki nim zaoszczędzić mnóstwo czasu i wysiłku. Ponadto są one na tyle elastyczne, że można dopasować je do wymagań właściwie każdego przedsiębiorstwa.

Procesy biznesowe – jak je zoptymalizować

Każda firma posiada własne zasoby – mogą to być informacje, wykwalifikowani pracownicy, stosowane w niej technologie i wszystkie inne rzeczy, dzięki którym przedsiębiorstwo funkcjonuje. Automatyzacja procesów biznesowych ma jeden podstawowy cel: wykorzystywanie owych zasobów w jak najlepszy sposób, aby firma mogła osiągnąć najwyższą wydajność.

Wdrożenie odpowiednich systemów może zatem znaczne usprawnić wykonywanie poszczególnych czynności przez pracowników. Automatyzacja w dużym stopniu opiera się tu na specjalnych systemach informatycznych. Ułatwiają one przede wszystkim komunikację zarówno pomiędzy pracownikami, jak i poszczególnymi oddziałami firmy. Sprawny przepływ informacji sprawia, że kierownictwo może łatwiej sprawować kontrolę nad poszczególnymi działaniami, a wszystkie procesy są realizowane o wiele szybciej.

Workflow i CRM – co to za systemy

System workflow odpowiada ze lepszy przepływ – jak sama nazwa wskazuje – pracy oraz niezbędnych do niej zasobów. Oznacza to usprawnianie komunikacji w firmie w taki sposób, aby każdy pracownik sprawnie otrzymywał materiały potrzebne mu do realizowania swoich zadań. Wdrożenie takiego systemu zakłada często dogłębną analizę procesu zachodzącego w firmie od momentu złożenia przez klienta zamówienia aż do jego realizacji. W poszczególnych etapach wyszukuje się rzeczy, które wymagają największego usprawnienia.

Zbliżonym terminem jest CRM – również ten system ma na celu usprawnienie funkcjonowania firmy. W tym przypadku uwaga jest jednak skupiona nie na komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa, a pomiędzy nim a klientem.