Automatyzacja procesów biznesowych – jak rozwija się technologia w firmach? Cz. II

Termin "workflow" oznacza swobodny przepływ informacji oraz innych zasobów, których potrzebują pracownicy do wykonywania swoich obowiązków. Zapewnienie sprawnej komunikacji i przepływu dokumentów zarówno między pracownikami jak i poszczególnymi działami firmy to pierwszy krok do stworzenia wydajnego przedsiębiorstwa.

Dzięki automatyzacji można niekiedy drastycznie skrócić czas potrzebny na wykonanie zlecenia, począwszy od złożenia go przez klienta aż po otrzymanie gotowego efektu. System automatycznie dzieli dane zlecenie na etapy, a następnie jest w stanie przypisać je do poszczególnych pracowników na podstawie ich kompetencji czy zadań. Każdy pracownik otrzymuje jasno określone zadanie do zrealizowania.

System na bieżąco monitoruje także postęp prac. Jeśli pojawiają się jakiekolwiek opóźnienia w przewidywanym terminie wykonania, może przypisać dodatkowe zadania do pracowników, którzy już wykonali swoją część projektu. Jednym słowem, system workflow sprawia, że wszystkie zasoby przepływają w firmie bardzo swobodnie, i nie ma mowy o żadnych opóźnieniach czy niedokładnościach.

Innym przykładem automatyzacji jest CRM. Również tutaj chodzi o sprawne przesyłanie informacji, ale w tym przypadku skupiamy się na kontaktach z klientem, a nie pomiędzy pracownikami. Rozwiązanie to daje pewność, że klienci na bieżąco otrzymują wszystkie zapowiedziane informacje na temat swojego zlecenia oraz odpowiedzi na ewentualne pytania.

Business Intelligence – co to takiego?

Trudno jest jednoznacznie powiedzieć, czym jest business intelligence. Pojęcie to może mieć tak wiele znaczeń, że moglibyśmy wyjaśniać je na różne sposoby. Mówiąc ogólnie, jest to zagadnienie skupiające się na usprawnianiu pracy w firmie. Znajduje rozwiązania na lepszy przepływ dokumentów oraz informacji pomiędzy pracownikami, zapewniając sprawną komunikację. Korzystanie z rozwiązań BI jest nie tylko opłacalne, ale wręcz konieczne. Dziś skuteczny przedsiębiorca musi stosować wszystkie rozwiązania, które tylko pozwolą mu na usprawnienie swojej firmy; w przeciwnym wypadku szybko zostanie pokonany przez panującą na rynku konkurencję.

Do BI może zatem należeć wiele systemów i rozwiązań. Jest to pojęcie bardzo elastyczne, przez co może oznaczać coś zupełnie innego w zależności od konkretnej firmy i charakteru jej działalności. Chodzi tu o stworzenie całego modelu, który będzie odpowiadał danej sytuacji i panującym w niej warunkom. Poszczególne rozwiązania mogą być tak modyfikowane, aby zawsze spełniały potrzeby konkretnego przedsiębiorstwa.