Jak sprawnie zarządzać swoim biznesem? Cz. II

System Obiegu Dokumentów jest procesem ważnym dla sprawnego działania firmy. Czym jest ten system i dlaczego określa się go mianem procesu?

Z definicji proces jest to pewien plan lub projekt, nad którym praca dopiero się rozpoczyna. Dla prawidłowego przebiegu procesu niezbędne jest kilka składników, wśród których najważniejsza jest aktywność ze strony pracowników. Z tego powodu każda osoba w firmie powinna być zaangażowana do pełnienia konkretnego, wyznaczonego jej zadania. Dana aktywność może być wykonywana ręcznie lub za pomocą systemu, co znacznie przyśpiesza, ułatwia i niejednokrotnie udoskonala cały proces.

Charakterystyka Workflow

Następnym istotnym punktem jest tranzycja, która oznacza przemyślane działania podjęte w celu sprawnego przejścia do kolejnego etapu. System Workflow, bo taką inną nazwę przyjmuje, wymaga wcześniejszych przygotowań, w tym czynności takich jak:

- wyjaśnienie, na czym będzie polegał proces – dokonywane zazwyczaj na starcie. Wychodząc z trafnej definicji, zmierzamy prosto do udanego planu, w którym poszczególne zadania są przekazane odpowiednim osobom i wszyscy znają cel danego procesu,

- wdrożenie, czyli rozpoczęcie procesu – wyznaczone osoby rozpoczynają pierwszy etap pracy związanej z uruchomieniem całego procesu. Jest to moment kluczowy, od którego pracownicy pozostają na bieżąco z kolejnymi poczynaniami.

Business Intelligence - Automatyzacja Procesów Biznesowych

Dla ulepszenia procesów biznesowych istnieje szereg innych technologii. Sama nazwa, czyli Business Intelligence (BI) mówi nam wiele o ich przeznaczeniu. W sposób automatyczny analizują informacje, oczyszczają je ze zbędnych danych, a potem udostępniają na zewnątrz, po to, by obecne i przyszłe decyzje biznesowe były korzystniejsze.

Automatyzacja Procesów Biznesowych to między innymi:

- systemy CRM – za ich pomocą usprawnia się kontakt z klientem,

- EIS – system informowania przełożonych,

- GIS – informowanie o lokalizacji,

- OLAP – analiza danych,

- DSS – pomoc w podejmowaniu decyzji,

- MIS – ulepszanie procesów zarządzania

Szczególnie ważnym w perspektywie kontaktów z klientami jest system CRM, czyli Customer Relationship Management. Dzięki niemu klient może liczyć na sprawną odpowiedź i profesjonalną obsługę. Buduje to niezwykle pozytywny wizerunek w oczach klienta, a firma korzysta w sposób finansowy. Program pozwala również tworzyć produkty dopasowane do odbiorców, gdyż przechowuje informacje na ich temat.

Wprowadzenie automatyzacji do procesów w firmie pozwala cieszyć się szybszą i lepiej wykonywaną pracą. Każdy zatrudniony jest na bieżąco z procesami, w związku z czym może się do nich dobrze przygotować.