Wybieramy odpowiednie oprogramowanie do zarządzania dokumentami

Czy wiesz jakie są funkcje oprogramowania do zarządzania dokumentami? Jakie istnieją korzyści z posiadania tego typu oprogramowania? Jak bardzo wzrasta produktywność, dzięki usprawnieniu zarządzania dokumentami?

Kluczowe funkcje oprogramowania do zarządzania dokumentami

System zarządzania dokumentami to narzędzie informatyczne, które pozwala na przetwarzanie rozmaitych dokumentów w firmie. Do kluczowych funkcji oprogramowania do zarządzania dokumentami należą: kierowanie przepływem dokumentów w firmie, rejestracja, porządkowanie, wysyłanie dokumentów w obieg, ewentualnie ich usuwanie, klasyfikowanie, archiwizowanie poszczególnych danych, monitoring plików, umożliwianie obsługiwania różnych formatów plików, możliwość powiadamiania poszczególnych osób o zmianach odpowiednio wcześniej wyznaczone osoby, kontrola wersji. Część tego rodzaju systemów do zarządzania dokumentami daje możliwość pracy w integracji z systemami workflow. 

Korzyści z posiadania oprogramowania tego typu 

Dlaczego warto korzystać z posiadania oprogramowania do zarządzania dokumentami? Przede wszystkim tego rodzaju oprogramowanie pozwala na wyręczanie pracowników z wykonywania wielu rutynowych czynności, które zwykle zabierają im wiele czasu w pracy. Umożliwia współpracę z drukarką oraz skanerem, pozwala też na rejestrację poczty mailowej bezpośrednio w programie. Umożliwia także integrację z programami zewnętrznymi, takimi jak ERP czy CRM. Kolejną korzyścią jest rejestr i obieg dokumentów. Dzięki posiadaniu oprogramowania do zarządzania dokumentami, mamy również możliwość kontroli zamówień, a także wspieramy zakres fakturowania oraz oferowania. Tego rodzaju oprogramowanie pozwala też na złożone wyszukiwanie oraz na to, by wiele osób korzystało jednocześnie z danego systemu (czyli ich dostępność online). 

Wzrost produktywności dzięki usprawnieniu zarządzania dokumentami

Dzięki usprawnieniu zarządzania dokumentacją wzrasta produktywność. Istotne jest bowiem, aby informacje były przekazywane w szybki sposób - właśnie to decyduje o wzroście efektywności danego przedsiębiorstwa. Produktywność wzrasta, ponieważ system zarządzania dokumentami momentalnie wykazuje, który dokumenty są niezbędne dla prowadzenia działalności firmy, przy okazji określając sposoby ich archiwizowania. Tworzy on także nowe wzorce dokumentów. Poprawia też komunikację w firmie. Poprawie ulega terminowość pracy poszczególnych pracowników, łatwiej można kontrolować ich pracę. System zarządzania dokumentami eliminuje również popełnianie rozmaitych pomyłek.