Dlaczego warto wykorzystywać system do zarządzania projektami?

Podczas planowania projektu bardzo ważną decyzją jest wybór oprogramowania do zarządzania projektami. Odpowiedni system stanowi gwarancję ułatwień organizacyjnych, poprawia kontrolę budżetu i zadań oraz usprawnia wymianę informacji.

System do zarządzania projektami - definicja

System do zarządzania projektami to specjalny rodzaj oprogramowania stworzony z myślą o tym, aby ułatwić firmom pracę nad realizacją zaplanowanych projektów. Przy wyborze danego systemu należy zwrócić uwagę m.in. na takie parametry, jak liczba jego uczestników, wielkość przedsięwzięcia i ilość koniecznych do wykonania zadań.

Kierownicy firm oraz liderzy organizacji zazwyczaj nie posiadają adekwatnego wglądu w wewnętrzne operacje toczące się w jednostce. W efekcie mogą opracować niewyważoną, kwartalną strategię, która wprowadzi codzienny chaos w liście członków danego zespołu. Zapobiec temu ma właśnie system do zarządzania projektami, który scala wszystkie elementy działalności firmy w jedno i dostarcza informacji o postępach w czasie rzeczywistym. Wtedy realizacja projektu przebiega efektywnie i wprost do spełnienia strategicznych celów.

Takie oprogramowanie pozwala na:

- wzajemne oddziaływanie zespołu na środowisko zarządzania projektem,
- natychmiastową widoczność wszystkich zmian dla każdego uczestnika projektu,
- wnoszenie wkładu w kreowanie planu (ten wniesiony od podstaw drzewa organizacyjnego będzie więc połączony z odgórnym kierownictwem, a to usprawni relację na osi dół-góra/góra-dół i podniesie produktywność w firmie).

​

Możliwość integracji systemu do zarządzania z rozwiązaniami szczebla ERP

Gotowy system do zarządzania projektami można włączyć do systemu ERP (z ang. Enterprise Resource Planning), czyli do szerszego planu zasobów przedsiębiorstwa. ERP umożliwia zaawansowane zarządzanie zasobami firmy dzięki integrowaniu wielu modułów, przy czym nie duplikuje żadnych informacji. Moduły te dotyczą takich obszarów jak:
- zarządzanie projektami,
- magazynowanie,
- zarządzanie zapasami,
- zaopatrzenie,
- zarządzanie jakością,
- projektowanie i rozwój produktów/procesów,
- planowanie i sterowanie produkcją,
- finanse i księgowość,
- marketing i sprzedaż,
- zarządzanie zasobami ludzkimi,
- zarządzanie relacjami z klientami itd.

System ERP pozwala na dopasowanie tych i innych modułów do specyfiki danej firmy. Takie szerokie planowanie wznosi zarządzanie przedsiębiorstwem na zupełnie nowy poziom: upraszcza procedury, automatyzuje powtarzalne procesy, eliminuje prawdopodobieństwo błędu, skraca czas potrzebny na pracę i umożliwia efektywniejsze korzystanie z potencjału zasobów ludzkich.

Zarządzanie dokumentacją prasową i harmonogramowanie zadań

Żeby system zarządzania firmą był jeszcze bardziej efektywny, warto poprawić funkcjonalność zarządzania dokumentacją. Jej kompletność i łatwa dostępność będzie rodzajem merytorycznego i prawnego zabezpieczenia na wypadek roszczeń. Chodzi tutaj zarówno o przetwarzanie dokumentacji prasowej, jak i jej gromadzenie oraz organizowanie. Dobrze jest zarządzać elektronicznymi obiegiem dokumentów (ułatwia to ich opis i kategoryzację); z kolei możliwość połączenia danego pliku z konkretnym procesem w firmie usprawnia także samo zarządzanie projektami. 

Z kolei narzędzie harmonogramowania pozwala na optymalne przydzielanie zadań osobom o odpowiednich umiejętnościach i lokalizacji. Moduł ten definiuje relacje czasowe między danymi zadaniami i rozpoznaje logiczne powiązania w ramach projektów. W ten sposób ułatwia precyzyjne planowanie, szacowanie budżetu dla poszczególnych etapów harmonogramu oraz efektywne zarządzanie czasem.