Zarządzanie obiegiem firmowych dokumentów

Każda firma potrzebuje odpowiedniego zarządzania, ażeby sprawnie funkcjonować – chodzi tu zarówno o odpowiednie rozdzielanie obowiązków, jak i o obieg dokumentów. Kiedyś wszystko to spoczywało na barkach ludzi – obecnie zaś ludzie obsługują jedynie programy, których celem jest usprawnienie całej pracy. Rzeczywiście, dzięki nim wiele rzeczy można załatwić szybciej - a tym samym pracownicy mają szansę skupić się na realizacji innych zadań. Przedsiębiorstwo zatem może realizować kolejne cele, gdyż czas nie jest marnotrawiony na zarządzanie obiegiem dokumentów, takich jak na przykład faktury. O jakich programach konkretnie mowa?

Zarządzanie obiegiem dokumentów – definicja

Zarządzanie dokumentami to jeden z najważniejszych filarów działania każdej firmy. Jeśli jest ono niewydajne, niestety prowadzi do poważnego marnotrawienia czasu pracowników – czasu, który mogliby przeznaczyć na wykonywanie kolejnych, ważnych działań z zyskiem dla firmy. Tym samym więc wydajne zarządzanie obiegiem dokumentów może przynieść firmie same profity – oszczędza się czas, pieniądze, a konkurencyjność firmy wyraźnie wzrasta.
Zarządzanie obiegiem dokumentów polega na ich początkowym wprowadzeniu do systemu – zresztą, chodzi po prostu o to, żeby ważne dokumenty nie zostały utracone. Zapisujemy je więc na jakimś nośniku danych, drukujemy, oznakowujemy, chowamy, ustosunkowujemy się do nich. Chodzi także i o to, by w razie potrzeby dany dokument mógł bardzo szybko zostać odnaleziony. By można było to uzyskać, konieczne jest posiadanie wiedzy o odpowiednim postępowaniu z konkretnym rodzajem dokumentów, a także zapoznanie się ze sposobami postępowania z nimi, które obowiązują w konkretnej firmie.

​

Obsługa dokumentów elektronicznych

W obecnych czasach wszystko przenosi się do sieci – zwykle tworzymy wirtualne kopie papierowych dokumentów, bądź zadowalamy się jedynie tymi elektronicznymi. Jest to o wiele bardziej korzystne z punktu widzenia firmy oraz czasu pracownika – wiele ważnych czynności w dużo krótszym czasie może wykonać bowiem odpowiednio zaprogramowany system. Może on między innymi wyszukiwać konkretne dokumenty, sortować je, przesyłać, tworzyć zestawienia i tak dalej. 
Obsługa dokumentów elektronicznych polega głównie na zapoznaniu się z działaniem odpowiednich systemów, które się nimi zajmują. Dzięki temu możemy z nich korzystać w swojej pracy. Systemy te działają głównie w oparciu o mechanizmy workflow.

System elektroniczny do zarządzania dokumentami

Systemy elektroniczne do zarządzania dokumentami (Document Management System) to narzędzia pozwalające na przetwarzanie wszelkich dokumentów, które powstają w jakichś firmach czy innych organizacjach. Wykorzystuje się zarówno dokumenty wewnętrzne, jak i te przychodzące z zewnątrz. Systemy mają na celu między innymi rejestrowanie, porządkowanie, klasyfikację, archiwizację, zarządzanie formatami i wersjami, a także informowanie użytkowników danego systemu o wprowadzaniu zmian do konkretnych dokumentów. Oczywiście, systemy zajmują się również obiegiem dokumentów, czyli ich dostarczaniem do wszystkich zainteresowanych osób i wymianą pomiędzy poszczególnymi pracownikami. 
Workflow to ogólna nazwa nadana oprogramowaniu, które służy wspomaganiu pracy grup pracowników danej firmy. Wśród przykładowych systemów do zarządzania dokumentami można wymienić Microsoft SharePoint czy Xerox DocuShare. Jeśli chodzi o systemy workflow, popularny jest na przykład Enovatio Workflow czy Openbravo ERP. W tym momencie propozycji dla zainteresowanych jest na rynku bardzo dużo!