SYSTEM WORKFLOW – JAK KONTROLOWAĆ PRACĘ CAŁEGO ZESPOŁU?

System Workflow (od angielskich słów „work” i „flow”, czyli dosłownie „przebieg pracy”) to system wskazujący na sposób przepływu informacji między różnymi obiektami, które uczestniczą w jej przetwarzaniu. W firmach zapewnia on wsparcie pracy całego zespołu i kontrolę nad nią.

System jest tak opracowany, by umiał rozdzielać zadania, rozporządzając nimi odpowiednio, by trafiły do osób, które znają się najlepiej na poszczególnych procesach. Przetwarzając zebrane informacje przypisuje on zatem pracownikom określone role i zadania, a następnie kontroluje ich przebieg i postępy realizacji. W ten sposób wszyscy wiedzą, co mają robić i – jeśli jakieś zadanie musi przejść przez kilka rąk – na jakim etapie jest jego realizacja oraz ile czasu może ona jeszcze zająć. Dzięki temu pewne sprawy mogą być szybciej załatwiane, na czym rzecz jasna zyskuje firma!

SYSTEM WORKFLOW – DLA KOGO JEST PRZEZNACZONY?

Kiedyś ogarnięcie działalności całej firmy było niezwykle ciężkie i wymagało ścisłej współpracy wielu osób – przy tym choćby najmniejszy błąd jednej z nich mógł zaważyć na efektach, czyniąc je niewłaściwymi, albo w ogóle niwecząc plany i zamierzenia. Drobne błędy nie muszą już jednak występować – zawodnego człowieka może w pewnych sprawach zastąpić o wiele mniej zawodna maszyna. Ona nie ma słabszego dnia, nie jest zmęczona, nie ma problemu z zapamiętaniem różnych danych. Dlatego Automatyzacja Procesów Biznesowych w firmie przekłada się na osiągane przez nią efekty, przyczyniając do sukcesu oraz odciążenia przepracowanych osób.

System Workflow stosowany jest przede wszystkim w jednostkach o profilu handlowym czy dystrybucyjnym, jednak tak naprawdę może być wykorzystany wszędzie. Jego główne zastosowania to rozliczanie dokumentacji sprzedażowej i zakupowej, różnych rachunków czy rejestru zawieranych umów, a także selekcjonowanie korespondencji i zajmowanie się obiegiem dokumentów, w czym pozwala System Obiegu Dokumentów. Workflow to inteligentne oprogramowanie, które przeznaczone jest dla wszystkich potrzebujących podobnego wsparcia, mających wiele danych do przetworzenia i nie mogących pozwolić sobie na pomyłkę.

JAKIE SĄ ZALETY SYSTEMU WORKFLOW?

Automatyzacja Procesów Biznesowych w oczywisty sposób przekłada się na lepsze wyniki osiągane przez firmę – pracownicy nie muszą już skupiać się na nieistotnych szczegółach, lecz na swoich zadaniach. Zyskują też czas, który mogą przeznaczyć na kolejne działania – na czym i firma zyskuje.

System rozdziela zadania, określa czas ich realizacji, informuje o ważnych telefonach i spotkaniach, segreguje korespondencję, a także informuje o wszystkich możliwych problemach – na przykład opóźnieniach. Dlatego też pozwala na większą kontrolę i usprawnia zarządzanie.