System elektronicznego obiegu dokumentów

​

Czy wiesz czym są systemu obiegu dokumentów? W jaki sposób dają szybki dostęp do niezbędnych informacji? Czy nadzorowanie korespondencji jest dzięki systemowi obiegu dokumentów ułatwione i wygodne w obsłudze?

Czym są systemy obiegu dokumentów? 

Do większości przedsiębiorstw i organizacji codziennie dochodzi kilkanaście, jeśli nie kilkadziesiąt czy kilkaset dokumentów. Elektroniczny system obiegu dokumentów pomaga usprawnić ich nadzorowanie, sprawuje zarząd nad ich obiegiem oraz zapewnia naprawdę szybki dostęp do poszczególnych pism. Jest on niezwykle pomocny w pracy. Najczęściej posiada on budowę modułową, dzięki czemu odpowiada za obieg zarówno pism wewnętrznych, jak i zewnętrznych, wychodzących z firmy oraz dokumentów przychodzących. Ale to nie wszystko. Elektroniczny system obiegu dokumentów odpowiada też za takie dokumenty, jak: umowy, delegacje, faktury oraz wnioski urlopowe. Znakomicie sprawdza się we wszelkich kancelariach, sekretariatach, w procesowaniu dokumentów (tzw. workflow), w kierowaniu elektronicznymi archiwami dokumentacji.

​

Wygodna obsługa i nadzorowanie korespondencji 

Bardzo istotne jest to, że elektroniczny system obiegu dokumentów pomaga w firmach, gdzie korespondencja jest rozproszona na różnych działach. Wówczas dzieje się tak, że obsługa korespondencji staje się znacznie wygodniejsza, ponieważ trafia do jednego, konkretnego oddziału firmy. Sprawia on, że w chwili wprowadzania dokumentów do systemu, są one widoczne tylko dla poszczególnych osób, które miały je w danym momencie zobaczyć. Elektroniczny system obiegu dokumentów pozwala na ich sprawniejsze opiniowanie, znacznie szybszy dostęp do istotnych informacji, powoduje usprawnienie pracy, łatwo i szybko pomaga zlokalizować dany dokument, pozwala na kontrolę działań poszczególnych pracowników oraz na lepsze wykorzystanie informacji pozyskanych z dokumentów.

Szybki dostęp do niezbędnych informacji

System ten znakomicie ułatwia nadzorowanie korespondencji. Jest ona widoczna na bieżąco, pozwala obserwować wszystkie pisma trafiające do danej firmy. Bardzo pomocny jest dla kadry kierowniczej i zarządzającej, bo dzięki niemu ta od razu ma dostęp do najistotniejszych informacji dla firmy. Pozwala na nieograniczony dostęp do poszczególnych informacji dla każdej wyznaczonej wcześniej osoby lub grupy osób. Elektroniczny system obiegu dokumentów chroni także dokumenty przed ich zaginięciem bądź zawieruszeniem. To wszystko podnosi jakość pracy i ma pozytywne korzyści dla sytuacji w firmie, a jednocześnie daje możliwość odkrycia sankcji biznesowych.