Zarządzanie projektami przez aplikacje

Projekty realizowane w przedsiębiorstwach różnią się od siebie zależnie od profilu działalności firmy – inne projekty realizuje agencja marketingowa, a inne przedsiębiorstwa produkujące prefabrykaty budowlane. Każdy z nich ma jednak jeden wspólny mianownik, a jest nim czas. Efektywna realizacja projektu wymaga nie tylko odpowiedniego zaangażowania ze strony całego zespołu, ale także użycia odpowiednich narzędzi. 

Wieczna gonitwa z terminami jest wpisana w charakterystykę właściwie każdego projektu. W tym przypadku efektywne zarządzanie jest kluczowym czynnikiem, który ma wpływ na optymalizację wykonywanych zadań. Kompetencje project managera to jednak jeszcze nie wszystko, utrzymanie odpowiedniego tempa realizacji wymaga usprawnienia procesów kolejkowania, przydzielania zadań i przepływu informacji. Właśnie temu służą aplikacje do zarządzania projektami.

Co powinien zawierać program do zarządzania projektami?

Rynek rozwiązań informatycznych dla biznesu oferuje wiele programów, których zadaniem jest usprawnienie procesu realizacji projektu. O ile każdy deweloper oferuje szereg unikalnych funkcji, to grupa narzędzi podstawowych, poniekąd definiujących całą funkcjonalność aplikacji, najczęściej jest wspólna dla większości pozycji. Co zatem powinna zawierać dobra aplikacja?

W procesie realizacji projektu niezwykle istotną kwestią jest grupowanie personelu. Aplikacja powinna mieć możliwość nadawania uprawnień dla poszczególnych użytkowników, dzięki czemu każdy będzie mógł modyfikować projekt w stopniu nieodbiegającym od swoich kompetencji.

Project manager powinien mieć możliwość swobodnego rozdzielania zadań. Z kolei osoba, do której dana czynność zostanie przypisana, powinna być natychmiast informowana o tym fakcie. W tym miejscu pojawia się kolejna kluczowa funkcja, którą jest system powiadomień. Aplikacja powinna informować nie tylko o nowym zadaniu, ale także o zbliżających się terminach.

Kolejną istotną kwestią jest swobodny dostęp do wszystkich notatek, zapisków i innych plików, które składają się na archiwum danego projektu. Program powinien zatem umożliwiać dodawanie plików zewnętrznych.

Funkcją, której nie może zabraknąć, jest opcja grupowania zadań stosownie do ich priorytetu i terminu realizacji. 

Zasada działania systemu zarządzania

Większość aplikacji do zarządzania projektami działa w trybie webowym. Oznacza to, że aby skorzystać z dostępnych narzędzi, nie trzeba instalować programu na komputerze. Wystarczy tylko otworzyć stosowną stronę www i zalogować się do aplikacji. Wielu deweloperów oferuje także wsparcie dla urządzeń mobilnych w postaci aplikacji hybrydowych lub natywnych. Ma to stanowić spore ułatwienie dla pracowników terenowych, gdy forma projektu wymaga rozproszenia struktur. 

Zalety wdrożenia oprogramowania do zarządzania projektami

W praktyce okazuje się, że korzyści, które wynikają z wdrożenia tego typu oprogramowania, są nieocenione. Aplikacje do zarządzania projektami dają możliwość jednoczesnego zarządzania wszystkimi zadaniami i pracą personelu. Dzięki grupowaniu wszystkich danych w jednej przestrzeni, przepływ informacji zostaje znacząco usprawniony. Zadania mogą być delegowane błyskawicznie, a co niezwykle istotne – tego tupu oprogramowanie daje też możliwość ich bieżącej edycji.