Wybieramy najlepsze oprogramowanie do firmy

IT rozwija się bardzo szybko, dlatego trudno o jednoznaczne rady, które oprogramowanie jest najlepsze. Wszystko zależy bowiem od rodzaju prowadzonego biznesu. Warto jednak przed zakupem pamiętać o pewnego rodzaju uniwersalnych zasadach. 

Swoboda wymiany informacji między innymi programami

Jednym z podstawowych błędów podczas wybierania programów do firmy jest zlekceważenie konieczności ich integrowania. Nic tak nie spowalnia pracy jak konieczność przenoszenia danych z jednego urządzenia do drugiego. Przed wdrożeniem jakiegokolwiek systemu musisz się więc upewnić, w jaki sposób pojedyncze aplikacje będą ze sobą korespondowały. W przeciwnym razie w przedsiębiorstwie może zapanować chaos. Informacje pomiędzy jednym a drugim programem powinny być przesyłane w sposób swobodny i szybki. Na rynku można znaleźć różnego rodzaju aplikacje pozwalające na jednoczesne obsługiwanie konkretnego projektu. W budownictwie popularnym rozwiązaniem są tzw. systemy ERP, które pozwalają na kompleksową obsługę wszystkich procesów, w tym planowania, produkcji, sprzedaży, marketingu, zaopatrzenia etc.

Bezpieczeństwo danych

Przed zakupem oprogramowania konieczne jest sprawdzenie zabezpieczeń systemu informatycznego. W dużych przedsiębiorstwach nie wystarczą standardowe sposoby ochrony danych, takie jak systemowe formaty logowania, kłódki SSL, blokady aplikacji. Zakupione oprogramowanie powinno umożliwiać definiowanie ról uprawnień. Najlepiej, jeśli dostęp do konkretnych aplikacji ustawiony jest na bardzo niskim poziomie. Wprowadzane hasła nie mogą mieć prostej konstrukcji, poza tym należy je często zmieniać.

Ponadto należy zwrócić uwagę na sposób przenoszenia danych między urządzeniami. Lepiej nie korzystać z pendrivów, które często się gubią.

Oprogramowanie w chmurze – dostępność w każdym miejscu

Sprawna praca w przedsiębiorstwie może się także opierać na oprogramowaniu w chmurze. W takim wypadku łatwo o wspólne edytowanie dokumentów, dzielenie się zadaniami, informowanie o wydarzeniach itd. Dużym plusem takiego rozwiązania jest fakt, że w chmurze można pracować z dowolnego miejsca – np. za pośrednictwem telefonu komórkowego. Co ważne, jeśli korzystamy z oprogramowania w chmurze, nie trzeba wykupywać do niego licencji. Warto także odnotować, że dane trzymane poza komputerem, do których dostęp mają wszyscy pracownicy, raczej nie zginą. Jeżeli wszystkie najważniejsze informacje trzymane są na jednym urządzeniu, wówczas istnieje duże ryzyko ich utracenia.

Trzeba jednak zdawać sobie sprawę z tego, że oprogramowanie w chmurze ma ograniczone możliwości edytowania dokumentów (np. formatowania, przeliczania). Ponadto w przypadku awarii sieci praca całego zespołu jest uziemiona. Wielu przedsiębiorców boi się także korzystać z oprogramowania w chmurze, ponieważ dostawca usługi ma wgląd w edytowane dane i przesyłane wiadomości. Poufność informacji jest więc w pewnym stopniu ograniczona.