Systemy workflow, najczęściej wykorzystywane w branży usługowej i produkcyjnej

Systemy workflow zostały stworzone specjalnie po to, by usprawnić pracę większej grupy osób w jakiejś organizacji czy firmie. Nic więc dziwnego, że od momentu wymyślenia tak chętnie są wykorzystywane w podobnych przedsiębiorstwach – zwłaszcza w branży usługowej i produkcyjnej, gdzie od sprawnego kontaktu z klientami i szybkiego porozumiewania się między sobą pomiędzy pracownikami zależy, czy wszystko zostanie wykonane na czas, zlecenia zrealizowane, a cele osiągnięte. System workflow został jednak stworzony głównie po to, by zarządzać pracą grupy, ułatwiać ją. O czym dokładnie mowa i co dzięki niemu zyskuje firma?

Jak działa proces przepływu pracy, czyli workflow?

Proces workflow dosłownie oznacza „przepływ pracy”. W szerszym ujęciu wskazuje na przepływ informacji między różnymi osobami, które biorą również udział w ich tworzeniu. W znaczeniu węższym oznacza głównie przepływ między pracownikami ważnych dokumentów, organizację zadań, bazując przy tym na odpowiednich procedurach, które obowiązują w danej firmie i które zostały wgrane do systemu. Każdy musi bowiem zostać odpowiednio zaprogramowany – dostosowany do potrzeb konkretnego miejsca. Mowa więc tutaj przede wszystkim o przepływie dokumentacji, która na przykład musi zostać podpisana, zaakceptowana, albo doprecyzowana przez kilka osób. Każda z nich otrzymuje dokument w stosownej kolejności i poprawionej przez poprzednika wersji. Ale to nie wszystko, co potrafi system workflow.

​

Kontrola nad czasem realizacji harmonogramu

Workflow nie tylko przesyła dokumenty z miejsca na miejsce. Umożliwia również stałą kontrolę i nadzór nad wykonywaniem poszczególnych części jakiegoś zadania – skądinąd system sam potrafi ocenić, komu jaka część powinna zostać przydzielona. Oprogramowanie ocenia, jaką funkcję w tworzeniu danego dokumentu czy realizacji planu pełnią poszczególne osoby, zestawi to z funkcjami, jakie są przypisane danemu pracownikowi w biurze czy ogólnie w firmie i w ten sposób uzyska informację, kto się do czego najlepiej nadaje. Umożliwi również kontrolowanie poszczególnych etapów, informując na przykład o tym, że zbliża się czas zakończenia jakiejś czynności, przypominając komuś o czymś, albo informując kogoś innego, że wkrótce otrzyma gotową część pliku do dalszej na nim pracy. System workflow nieustannie kontroluje czas – dzięki temu można mieć pewność, że wszystko zostanie zrealizowane w terminie.

Zarządzanie procesami biznesowymi w firmie

Instalując w swojej firmie specjalne oprogramowania, można znacznie usprawnić pracę całej grupy. Wszyscy będą o wszystkim informowani, każdy będzie wiedział co ma robić, jakie przydzielono mu zadania, a klienci będą obsługiwani na czas – co będzie sprzyjać dalszej, udanej współpracy. Dzięki wykorzystywaniu workflow możliwe jest również wyznaczanie schematów postępowania – tworzenie kolejnych szczebli działania w formie grafów, schematów, tabel, które są ogólnie dostępne i dzięki temu każdy wie, czym się zająć oraz na jakim etapie jest dany projekt. W ten sposób również szefostwo orientuje się w pracy poszczególnych osób, mogąc ocenić ich wydajność, efektywność oraz sprawność działania. Workflow przydaje się szczególnie w przemyśle i usługach, gdzie od szybkich decyzji, sprawnego działania i dobrego zarządzania zależy dalsza współpraca i zyskiwanie kolejnych klientów.