Fenomen systemu workflow

Workflow – znaczący dosłownie tyle co „przepływ pracy” – odnosi się do przepływu informacji między przeróżnymi obiektami, które biorą udział w ich przetwarzaniu. Może się odnosić tak do zjawiska większego (o stopniu na przykład ogólnospołecznym), jak i do mniejszego, związanego ze sposobem działania firmy i przepływem informacji między poszczególnymi pracownikami. Pojęcie to związane jest również ze specjalnym oprogramowaniem, usprawniającym pracę pod tym względem. Na czym polega fenomen systemu workflow i jakie korzyści mogą wyniknąć z jego stosowania?

Czym jest system workflow?

System – a raczej systemy, bowiem mowa tu nie o jednym, ale wielu opracowanych strategiach pomocy – workflow wymyślono specjalnie po to, by wspomóc zarządzanie pewnymi procesami biznesowymi. Specjalne oprogramowanie głównie ma na celu usprawnić pracę zespołową jakiegoś biura, grupy czy działu, a w dalszej konsekwencji całej firmy. Zwykle systemu workflow używa się w przedsiębiorstwach, które zajmują się produkcją, bądź obsługą klientów. System ma na celu zminimalizowanie wysiłku, jaki w swoje obowiązki muszą włożyć pracownicy – by mieli siły na wykonywanie innych zadań, co sprawi, że firma będzie się jeszcze lepiej rozwijać. System działa jak menadżer, rozdzielając zadania i przekazując informacje od jednej osoby do drugiej, z jednego działu do kolejnego, a nawet między firmami.

Zastosowanie i korzyści wynikające z wdrożenia systemu

Wiedząc już, czym zajmuje się system workflow, można z łatwością stwierdzić, jakie korzyści niesie ze sobą jego używanie. Warto jednak kilka z nich wymienić, aby jeszcze bardziej unaocznić jak bardzo jest cenny:
1. Pewne zlecenia i cele do wykonania dzieli na zadania, przydzielając jednocześnie poszczególne elementy tych zadań konkretnym osobom w firmie – tym samym każdy wie, co ma robić i jak jest to ważne dla działania całości. System dobiera jednocześnie umiejętności pracownika i jego kwalifikacje zawodowe do owych zadań – tym samym każdy zajmuje się tym, co nie sprawi mu trudności.
2. System pozwala z łatwością sprawdzić kto za co odpowiadał i kto jaką operację przeprowadził. Każde działanie pozostawia ślad w systemie, dzięki czemu można na bieżąco kontrolować stopień realizacji poszczególnych etapów pracy oraz jakość wykonania zadań. 
3. System opracowuje harmonogram, który jednakże zmienia się wraz z sytuacją. Wszelkie opóźnienia zostają odnotowane, a nowy plan opracowany. Każdy pracownik może też sprawdzić jak wygląda status wykonywania danego zadania przez innego pracownika, a tym samym wie, kiedy przyjdzie do niego ważny raport czy dokument, którym następnie on sam ma się zająć. To pozwala na lepsze rozplanowywanie zadań i efektywniejsze działanie.

​

Optymalizacja pracy zespołowej

Przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi osobami w firmie jest zwykle uzależniony od stopnia ich zażyłości – jeśli się lubią, kontaktują się często, a jeśli nie, wymiana informacji wygląda nieco gorzej. Tym gorzej, jeśli mowa o pracownikach tej samej firmy, ale różnych działów, które czasem są od siebie oddalone – nie tylko kilkoma pomieszczeniami czy piętrami, ale czasem i ulicami, albo ulokowane są w innym mieście. Dlatego jeśli pozytywny skutek jakiegoś działania i sukces danej firmy uzależniony jest przede wszystkim od współpracy między pracownikami (a zawsze tak jest), warto ją odpowiednio usprawnić!

Jeśli każdy wie co ma robić, może na bieżąco odnotowywać co już wykonał, a nad czym obecnie pracuje, a także może przekazać z łatwością ważne informacje do innego działu, miasta czy kraju, ma to wpływ na pracę całości. System workflow zajmuje się rozplanowywaniem prac, ale i rozliczaniem faktur, zarządzaniem kosztami czy korespondencją – w ten sposób wykonuje wszystko to, czym zostałby obarczony człowiek. Pracownicy mają więc czas na skupienie się na innych, ważniejszych celach i zadaniach. A ich kontakt między sobą jest ułatwiony.